跟单员考试介绍

  一、概念

  跟单员的工作内容十分繁杂,涉及面广,面对部门多。既要对上级反馈进度,又要对相关人员进行及时跟踪,稍有不慎,即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单更加轻松。解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。

  跟单文员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。

  官方定义:外贸跟单文员是中国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。外贸跟单员是指在出口贸易业务环节,在外销员签订贸易合同后,承担各类单证运转,衔接合同、货物、单证、订船、报检、保险、报关等环节,协助外销员按贸易合同规定交货的业务助理。外贸跟单员是本世纪以来随着中国国际贸易发展、业务细分出现的一个新岗位。据记者从会上了解,由于生产企业、流通企业、外资企业以及各进出口企业的内部分工不同,名称亦有不同,除跟单员、业务助理、驻厂业务员的称呼外,有的不分跟单员,由外销员一票到底。外贸跟单员又可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;中程跟单是指“跟”到装船清关为止;而全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。绝大多数专家认为外贸跟单员培训内容应包括全程跟单范围,而考试内容则仅为中程跟单范围为宜。在一些地区开办的跟单员培训内容以及相关教材,大部分是订单跟单,而非外贸跟单,很少涉及外贸业务知识和工作流程。

  外贸跟单员是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试,是外贸行业又一热门职业。跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。

二、职业分类

跟单员分为:业务跟单员,外贸跟单员,生产跟单员。

  业务跟单:对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣,有购买意向的人进行跟进。以缔结业务,签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员或业务助理。

  生产跟单:对已接来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪,按期将货物送到客户手中。对内叫:业务经理或生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员,还是工厂企业里的跟单员,他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。 以客户订单为依据,处理订单,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。

  三、工作性质

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,即进行业务跟单。因此,跟单员要:

  1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.

  2.设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

  3.传播信息:将企业产品的信息传播出去。

  4.推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。

  5.提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

  6.收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

  7.分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

  跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:

  1. 函电的回复:

  2. 计算报价单

  3. 验签订单

  4. 填对帐表

  5. 目录,样品的寄送与登记

  6. 客户档案的管理

  7. 客户来访接待

  8. 主管交办事项的处理

  9. 与相关部门的业务联系

  跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

  四、工作特点

  跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。

  1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

  2. 沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。

  3. 做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。

  4. 工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。

  5. 工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

  五、就业前景

  以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展,2004年底我国贸易企业准入实施备案制,企业只要在工商部门备案即可获得进出口权,进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。这意味着:目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业,由各生产企业自营出口,而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务,缺了这一环节企业运转不了。在年内,跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

六、薪资情况

  跟单员的工资波动范围不大,一般在2000-5000元之间。随着工作经验的增加,薪水会有所提高。鲜有工作经验的从业者起步薪资在2500元左右,拥有2-3年以上的工作经验以后,月薪水平可以达到3000元以上。

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